Gestione ottimizzata dei documenti

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Verba volant, scripta manent ma… omnia vincit digitale!

Da un recente rapporto dell’IDC (Independent Directors Council) emerge che ogni dipendente spreca circa 2 mesi di lavoro annui a causa di una gestione errata dei documenti.

Questo significa per l’azienda la perdita del 20% all’anno della produttività del suo personale.

La causa principale? La crescita esponenziale della quantità di informazioni in entrata e in uscita (si parla di volumi di circa sei volte quelli smistati nel quinquennio precedente).

La soluzione? Interpretare i dati ricevuti in modo adeguato e ritrasmetterli nella maniera più efficiente in termini di tempi di costi. In una sola parola: digitalizzare.

Oltre alla perdita di produttività, contribuisce all’esigenza della digitalizzazione la progressiva tendenza al lavoro mobile, da casa o presso la sede dei clienti: si parla di una previsione del 75% entro il 2018. È chiara e urgente quindi la necessità che tutti i documenti – e in generale le informazioni – siano accessibili sempre e ovunque.

Se le esigenze aziendali non lo richiedono – o nei casi di budget ristretto – è possibile trovare un equilibrio tra la necessità di un abbassamento dei costi operativi e un innalzamento della produttività dell’azienda. Come? Attraverso una serie di tools gratuiti e che probabilmente già conoscete… Ma che non avete mai guardato in ottica business.

  • prima regola: via la carta! Abituatevi – e soprattutto abituate i vostri dipendenti – a scansionare immediatamente tutta la documentazione (solo quella necessaria) cartacea ricevuta o prodotta. Se non avete uno scanner o se siete in mobilità, usate una delle ottime app gratuite per scansionare che si trovano sugli store. Qualche esempio? Google Drive (sì, c’è anche questa tra le sue funzioni!), Camscanner, Genius Scan, Docscan… Insomma, avete solo l’imbarazzo della scelta.
  • Una volta scansionato il documento, salvatene una copia sul computer e poi caricatela anche su un cloud, in modo da averlo sempre a disposizione. Breve nota sui cloud di archiviazione: senza andare su software sofisticatissimi, vi basterà utilizzare Google Drive, Dropbox o simili per archiviare ciò che serve e condividerlo con chi abilitate all’accesso (potete anche abilitare l’accesso a una sola cartella).
  • Eliminate post-it e comunicate le informazioni (almeno in seconda battuta) sempre in forma digitale: che si tratti di appunti personali, promemoria, appuntamenti o compiti da assegnare ai propri dipendenti, usate le e-mail in maniera strategica (vi dedicheremo l’intero post della prossima settimana) e app dedicate. Come sempre se ne trovano di gratuite e più o meno complete. Ne citiamo soltanto una, in virtù di una sua funzionalità che abbiamo trovato realmente smart: “Segretario Vocale”. Con quest’app è possibile registrare un memo vocale e impostarlo come promemoria a una data specifica. Utilissima per segnare appuntamenti mentre si sta guidando o quando si è davvero di fretta.
  • Digitalizzate anche ciò che non avete mai pensato di digitalizzare. Per esempio le fatture. La conversione è sempre più apprezzata non solo dalle aziende ma anche dai privati, e comporta una serie di benefit:

– risparmi economici

– più controllo sui pagamenti

– tracciamenti e statistiche garantiti

– meno tempo di gestione e spazi di archiviazione richiesti

– maggior controllo sui recapiti, e quindi l’ottimizzazione dei processi di sollecito e recupero crediti

– upselling incentivato: si registra infatti che le comunicazioni di marketing all’interno di fatture o documenti amministrativi vengono lette dal 99% dei destinatari.

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